Les nouvelles technologies de communication et de l’information ont donné la possibilité de mettre en place des stratégies d’organisation élaborées. En effet, grâce à Internet, les tâches chronophages sont désormais externalisées. Par conséquent, les entreprises s’ouvrent plus facilement aux acteurs étrangers. Et cette nouvelle réalité leur apporte plusieurs avantages. D’ailleurs, l’une des pratiques en vogue dans ce domaine est l’assistance virtuelle. Un métier en pleine expansion et très efficace, l’assistance virtuelle est une solution pour tout entrepreneur. Mais quelles sont les bonnes marches à suivre dans le recrutement d’un assistant virtuel ?

Pourquoi engager un assistant virtuel ?

Il est clair que vous n’allez pas engager un assistant virtuel si cela ne vous apportera pas un plus. C’est pourquoi, il est bon de rappeler qu’un assistant externe peut vous procurer plusieurs avantages. Notamment : la flexibilité, l’absence d’engagement, l’efficacité, la fiabilité, la praticité… En effet, si vous ne tenez pas à engager un assistant en CDI, une assistante virtuelle est excellente option. Sa flexibilité fait que vous pouvez en faire appel pour des tâches ponctuelles ou occasionnelles, sans augmenter votre engagement.

Par ailleurs, une assistante virtuelle est également une professionnelle polyvalente, puisqu’il intervient dans plusieurs domaines. Ainsi, on peut engager un assistant virtuel de direction, un assistant virtuel en gestion commerciale, administratif, en gestion comptable ou un assistant virtuel personnel. Par conséquent, une assistante virtuelle freelance est souvent une professionnelle scalable. Et si elle a reçu les formations adéquates, vous pouvez lui confier l’intégralité des fonctions supports.

En outre, les entrepreneurs songent à engager un assistant lorsque les tâches deviennent ingérables. Mais dans ce cas, l’initiation et l’adaptation de l’assistant vont prendre beaucoup plus de temps. Pour gagner du temps, n’attendez pas que les tâches s’accumulent avant de les externaliser. Et en plus, l’assistance virtuelle est un moyen pour vous de vous libérer des missions qui ne vous plaisent pas. Tout cela pour dire que l’externalisation des tâches est une solution pratique et rentable pour vous et votre entreprise !

Enfin, pour recruter un assistant virtuel fiable, vous avez le choix entre deux usages :

• Freelance
• Agence offshore

Bien évidemment, les deux solutions ont chacun leurs avantages. Ainsi, si vous cherchez une solution ponctuelle et temporaire, faire appel à une assistante virtuelle freelance est judicieux. Toutefois, veillez à bien sélectionner le candidat, parce qu’il se pourrait que vous en ayez encore besoin dans le futur. Par ailleurs, si vous cherchez un assistant pour un travail à long terme, une agence d’externalisation est plus appropriée. Tout d’abord, parce qu’elle offre un personnel qualifié et disponible à tout moment. Et d’autre part, c’est un recours fiable !

Comment recruter une assistante virtuelle ?

Le recrutement d’un assistant virtuel se fait comme tous les recrutements de personnel. Surtout si vous voulez contacter un freelance. Mais dans les deux cas (freelance/agence), vous devez passer par quelques étapes primordiales avant d’engager un assistant externe. Le premier est la détermination de vos besoins. Naturellement, si vous allez externaliser une partie de vos tâches, vous devez les préciser à l’avance. Donc, identifiez les missions qu’un assistant virtuel peut gérer et déléguez-les.

La deuxième étape du recrutement est la recherche de l’assistante virtuelle qu’il vous faut. Bien évidemment, elle doit être en mesure d’effectuer l’ensemble des tâches que vous songez lui confier. Si vous faites appel à un freelance, vérifiez qu’il dispose des qualifications et des compétences indispensables pour réaliser le travail. Vous pouvez aussi exiger d’obtenir des références client. En effet, les anciens clients d’un assistant virtuel peuvent vous éclairer sur sa rigueur et sa scalabilité !

Une fois l’assistant virtuel sélectionné, vous aurez à organiser un rendez-vous (virtuel bien entendu) avec lui. Durant cette étape, vous allez juger de la réactivité de la personne. Mais c’est également la phase où vous allez lui expliquer son travail et ses attributions. Quelles sont les tâches que vous allez lui déléguer, et quel est le processus de traitement à suivre. Néanmoins, assurez-vous de garder une trace écrite de ces missions pour les suivis et les contrôles.

Enfin, la dernière étape pour le recrutement d’un assistant virtuel est son intégration à votre équipe. Dans cette optique, vous allez le présenter à tous les autres membres qui peuvent avoir besoin de lui. Le comptable, votre secrétaire, votre informaticien, etc. C’est une étape primordiale pour la réussite de l’externalisation des fonctions supports.

Conclusion :

Pour gérer la croissance de votre entreprise, vous devez faire preuve de scalabilité. L’une des manières d’y parvenir est de s’ouvrir aux nouveaux usages qui se pratiquent dans votre secteur. C’est le cas de l’assistance virtuelle ! En outre, les honoraires d’un assistant virtuel ne sont pas très chers. En effet, l’assistance virtuelle associe qualité de travail et accessibilité de prix !