Assistant virtuel

Un métier très répandu aujourd’hui : « télésecrétariat », « assistant virtuel » sont mise à disposition pour effectuer les différentes missions d’un secrétaire classique, mais à distance. Il s’occupe donc, de la gestion d’agenda ainsi que de la rédaction de campagne d’emailing

Tout savoir sur le métier de télésecrétariat

En télésecrétariat, l’agent virtuel a pour fonction d’apporter un soutien administratif à distance, à une entreprise. Il peut alors exercer des activités de sous-traitance tel un secrétaire en interne : réception des appels, gestion d’agenda, la rédaction d’emailing, transcription, publication d’articles sur blog…

On peut cependant, adopter le télésecrétariat en interne ou en externe (à partir d’une société spécialisée). Lorsqu’il est en interne, il effectue les mêmes tâches qu’un secrétaire ou un standardiste, mais qui s’occupera en plus, de l’accueil des visiteurs : clients ou patients, fournisseurs, public… En externe, il travaille au sein d’un centre d’appel, ce qui est très fréquent. Il s’occupera principalement de la prise en charge des appels entrants, de la gestion d’agenda… Il peut également travailler à domicile dans des horaires fixés par les clients. Pour cela, le télésecrétaire et l’assistant virtuel peut alors opérer pour divers secteurs et différentes entreprises : centre ou cabinet médical, SAV…

Les tâches gérées par les entreprises de télésecrétariat

En interne ou en interne, le télésecrétariat a pour principales tâches :

• La gestion des appels : accueil, transfert de l’appel au bon correspondant, prise de message…
• Renseignement : il répond aux questions des correspondants, leur renseigner en fonction de leur requête sur un service…
• La gestion d’agenda : notamment celui des collaborateurs en fonction des rendez-vous.

Pourquoi opter pour le service de secrétariat à distance ?

De nombreuses raisons poussent les entreprises à engager ce type de service. En effet, généralement constituées de professionnels téléphoniques, les sociétés de télésecrétariat offre une meilleure garantie de l’image de l’entreprise.

Il permet surtout d’assurer un accueil de qualité permettant de transmettre des références positives dès même le premier contact téléphonique. Il offre un gain de temps considérable pour les collaborateurs leur permettant de s’occuper de leur métier. Opter pour le télésecrétariat offre de meilleurs avantages au niveau de la prise en charge des appels, de manière rapide.