Une secrétaire téléphonique est une personne chargée de prendre les appels téléphoniques d’une entreprise ou d’une organisation. Elle peut répondre aux appels, prendre des messages, transférer les appels vers les personnes concernées, fournir des informations de base aux appelants, etc. Elle joue un rôle important dans la gestion des communications téléphoniques et contribue à maintenir une bonne image de l’entreprise auprès de ses clients et partenaires.

Comment devenir une secrétaire téléphonique ?

Pour devenir une secrétaire téléphonique, voici quelques étapes à suivre :

1. Formation : Il est recommandé d’avoir au minimum un niveau d’études de bac pro ou BTS dans le domaine de la gestion administrative ou de la communication. Des formations spécifiques en standard téléphonique peuvent également être utiles.
2. Compétences requises : Une secrétaire téléphonique doit posséder de bonnes compétences en communication, être organisée, avoir le sens du service client, être capable de gérer plusieurs tâches en même temps, être à l’aise avec l’outil informatique, etc.
3. Expérience : Il peut être utile d’avoir une première expérience dans le domaine de l’administration, de la réception ou du secrétariat pour devenir secrétaire téléphonique.
4. Candidatures : Une fois que vous vous sentez prêt(e), vous pouvez postuler à des offres d’emploi de secrétaire téléphonique dans des entreprises ou des centres d’appels. Vous pouvez également contacter des entreprises directement pour proposer vos services.
5. Formation continue : Une fois en poste, il est important de continuer à se former pour améliorer ses compétences en communication téléphonique, en gestion des appels, etc.

Types de formations et filières pour être une secrétaire téléphonique

Pour devenir une secrétaire téléphonique, il n’est pas nécessaire d’avoir des études très spécifiques, mais il est recommandé d’avoir au minimum un niveau d’études de bac pro ou BTS dans des domaines tels que la gestion administrative, la communication, le secrétariat ou l’assistanat.

Voici quelques exemples de formations et filières d’études qui peuvent être utiles pour devenir secrétaire téléphonique :

• Bac pro Gestion-Administration
• Bac pro Accueil Relation Clients et Usagers
• BTS Assistant de Gestion PME-PMI
• BTS Assistant Manager
• BTS Support à l’Action Managériale
• Formation spécifique en accueil téléphonique et standard

Ces formations permettent d’acquérir les compétences nécessaires en communication, organisation, gestion administrative et accueil téléphonique. Il est également important d’avoir une aisance relationnelle, une capacité à gérer les situations de stress et à travailler en équipe.

Il est possible de compléter ces formations par des stages en entreprise, des expériences professionnelles dans des postes similaires, et des formations complémentaires spécifiques au métier de secrétaire téléphonique.

Les étapes nécessaire pour trouver un emploi en secrétariat téléphonique

Pour trouver un emploi en tant que secrétaire téléphonique, voici quelques étapes à suivre :

1. Mettez à jour votre CV : Assurez-vous que votre CV met en avant vos compétences en communication, en gestion administrative, en accueil téléphonique, et toute expérience pertinente en secrétariat ou en relation client.
2. Recherchez des offres d’emploi : Consultez les sites d’emploi en ligne, les plateformes spécialisées dans les métiers de l’administration et du secrétariat, les sites des entreprises qui recrutent des secrétaires téléphoniques, ainsi que les réseaux sociaux professionnels.
3. Postulez aux offres qui vous intéressent : Envoyez votre candidature avec une lettre de motivation personnalisée en mettant en avant votre intérêt pour le poste et vos compétences en lien avec le profil recherché.
4. Préparez-vous à l’entretien : Si votre candidature est retenue, préparez-vous à l’entretien en vous renseignant sur l’entreprise, en révisant vos compétences et expériences, et en vous préparant à répondre aux questions sur votre motivation et vos qualités pour le poste.
5. Restez proactif : Si vous ne trouvez pas d’offres d’emploi correspondant à vos critères, n’hésitez pas à contacter directement des entreprises ou des centres d’appels pour proposer vos services en tant que secrétaire téléphonique. Vous pouvez également vous inscrire dans des agences d’intérim spécialisées dans l’administration et le secrétariat.

Les entreprises qui ont besoin d’une secrétaire téléphonique

De nombreuses entreprises ont besoin de secrétaires téléphoniques pour assurer un accueil téléphonique de qualité, gérer les appels entrants et sortants, prendre des messages, filtrer les appels, planifier des rendez-vous, etc. Voici quelques exemples d’entreprises qui peuvent avoir besoin d’une secrétaire téléphonique :

1. Cabinets médicaux : Les médecins, dentistes, kinésithérapeutes et autres professionnels de santé ont souvent besoin d’une secrétaire téléphonique pour gérer les appels des patients, prendre des rendez-vous, transmettre des messages urgents, etc.
2. Cabinets d’avocats : Les avocats et les cabinets d’avocats ont besoin d’une secrétaire téléphonique pour gérer les appels des clients, fixer des rendez-vous, gérer l’agenda, etc.
3. Entreprises de services : Les entreprises de services tels que les agences immobilières, les agences de voyage, les entreprises de dépannage, etc., ont souvent besoin d’une secrétaire téléphonique pour gérer les appels des clients, fournir des renseignements, prendre des réservations, etc.
4. Centres d’appels : Les centres d’appels externalisés ou internes aux entreprises ont également besoin de secrétaires téléphoniques pour assurer un accueil téléphonique efficace, gérer les demandes des clients, prendre des commandes, etc.
5. Entreprises de toutes tailles : De nombreuses entreprises clientes de TPE PME aux grandes entreprises ont également besoin d’une secrétaire téléphonique pour gérer leur standard téléphonique, accueillir les appelants et les orienter vers les bons interlocuteurs.